雖然很多公司因應科技發展，響應環保等原因，早已進入了無紙年代，日常工作都會用電郵、訊息等方式處理，大大減少列印出來的文件，但總有一些如商業登記證、會計文件等資料，需要公司妥善保存，以符合香港的公司及稅務相關的法例。根據香港法例，大部份文件都有其需保存的期限。立即閱讀本文，了解不同公司、會計文件的保存期限。
公司文件保存和管理的重要性
在解構不同文件的保存期限前，我們需先了解到底為何需要妥善保存公司文件。對於在香港營運的企業而言，公司文件不只用於記錄日常業務運作，在文件上記錄的資料，嚴格而言亦是公司資產的一種，如公司沒有妥善保存或處理，可能會洩漏了公司的機密資料，因而被相關持份者索償；此外，由於稅務局及其他監管機構有權抽查過去7年的會計及稅務文件，如企業無法提供，或需負上法律責任。因此要避免為公司進帶來龐大損失、或引起法律糾紛，最好在各類文件的期限內，妥善保存和管理公司文件。
會計類文件的保存年限
根據香港《稅務條例》和《公司條例》的規定，公司應妥善保存所有會計記錄至少7年，香港稅務局及相關監管機構，有權隨時查核企業過往7年內的報稅表等會計類文件，意思即是企業由第一年的財政年度起計，必須保管好所有發票、收據、銀行月結單、發薪證明等會計文件的正本，直至第七個財政年度的最後一日，方可將該文件處理或銷毀。如在相關機構提出查核要求後，企業無法出示相關文件正本，可能會觸犯相關公司條例。
離職員工資料保存期限
離職員工資料是一般企業第二多的文件類型，但離職員工的個人資料，一般沒有訂明最短保存期限。雖然員工離職後，不再與企業維持僱傭關係，理論上無需保存其資料，但考慮到員工在離職後，公司或該員工都可能需要使用相關資料，例如該離職員工或會對公司提出薪酬、待遇等相關糾紛；或該員工或需索取相關薪酬證明，以處理其他事務。因此建議在員工離職後，其薪酬證明、考勤記錄等資料，最好多保存幾年，在確定前員工或勞工署等機構無需再索取相關資料時，方銷毀相關文件。
香港公司文件保存期限
至於其他香港公司文件各有保存限期，例如商業登記證需每年續期，在有效期內需要保存妥當，並展示於營業處所的當眼處；至於公司章程、股東名冊等涉及公司管理與營運的文件，應在企業營運期間妥善保存好；此外與客戶、供應商簽訂的合約等文件，企業則可按與對方擬定好的協議，再在雙方同意的期限內妥善保存好。
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